武大财字〔2014〕98号

关于印发《武汉大学会议费管理

实施细则》的通知

全校各单位：

现将《武汉大学会议费管理实施细则》印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

武 汉 大 学

2014年12月11日

武汉大学会议费管理实施细则

第一章 总则

第一条 为进一步加强学校会议经费管理，节约会议费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行[2013]286号，以下简称《管理办法》）、《教育部办公厅关于印发<教育部直属高校直属单位差旅费管理实施细则>和<教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则>的通知》（教财厅[2014]26号，以下简称《实施细则》）等文件规定，结合学校实际情况，制定本实施细则。

第二条 本细则适用于学校以及学校所属各二级单位（以下简称“各单位”）举（承）办的有会议费支出的会议，包括小型研讨会、座谈会、评审会、答辩会、论证会、论坛等。

第三条 各单位应建立健全会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。

第四条 各单位举（承）办会议应该与学校教学、科研活动和管理工作紧密相关，厉行节约，经费的使用应当与所举办的活动具有相关性。

第五条 会议经费来源包括：校级财力、院级财力、科研经费、专项经费和其他经费。

第二章 会议分类、审批和管理

第六条 依据《管理办法》的规定，结合学校的实际情况，按参会人员将各单位举（承）办的会议分类如下：

（一）国际性会议：部分参会人员为不常住国内的外籍人士。

（二）国内会议：部分参会人员为校外人员（含省内外）。

（三）校内会议：参会人员为校内人员。

第七条 举（承）办各类会议，应由举（承）办单位提出申请，说明召开会议的理由，提交会议议程、参会人员构成及人数、会议地点、会议时间、会议预算等资料。

举（承）办国际性会议，参会人员在50人以内（含50人）的，经所在单位和学校业务管理部门负责人审批后，报分管校领导审批；50人以上的，还应报学校专题会议审议批准。国内会议，参会人员在50人以内（含50人）的，报所在单位和学校业务管理部门负责人审批；50人以上的，还应报分管校领导审批；100人以上的，还应报学校专题会议审议批准。校内会议，多个单位参加的会议，由举办单位负责人审核后报分管校领导审批，单位内部会议由单位负责人审批。

未经批准召开的会议，财务部门可不报销会议费用。

第八条 国际会议和国内会议应尽可能在校内举办，充分利用校内资源。校内不具备承办该会议所需条件而需在校外举办的，应根据经济性、便利性原则选择会议地点。需委托会务公司、旅行社承办的会议，应择优选择承办单位并签订合同。

第九条 举（承）办校内会议，原则上应在校内召开，确需到校外召开的，需报分管校领导审批。

第十条 与校外其他单位共同举（承）办会议，我校是协办单位的，必须由所在单位负责人审批后报学校业务管理部门审批，并与举（承）办方签订协议。受上级主管部门或其他部门委托承担会议，应取得委托单位的正式通知，由校内承办单位负责人审批后报分管校领导批准。

第十一条 各单位对其所举（承）办的会议承担监管责任，单位分管负责人负直接责任，使用项目经费（包括科研项目和财政专项）举（承）办的会议，由项目负责人负直接责任。

第十二条 对未经批准举（承）办会议、弄虚作假、私设“小金库”、虚增会议支出套取现金等违法违规行为，按照有关规定严肃处理，并依法依规追究相关责任人的责任。

第三章 会议费的管理

第十三条 各单位应当严格会议费预算管理，控制会议费预算规模、会议数量、会议开支标准和会期。会议费预算要细化到具体会议开支项目。

第十四条 会议举（承）办单位应编制会议费预算申报表（格式见附件一），列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员人数、所需经费及列支渠道等。财政专项经费和科研项目经费预算中没有会议费预算的，不得预算外列支会议费。

第十五条 会议收取会务费、资助费的，必须开具合法票据，并交学校财务统一管理。

第十六条 会议费使用范围：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等、按规定开支的房租费、伙食费。会议聘请专家发生的咨询费、评审费、讲课费、会议工作人员劳务费等在相应的科目列支，不在会议费中列支。

第十七条 会议费开支实行综合定额控制，即450元/人·天，其中，住宿费240元/人·天、伙食费130元/人·天、其他费用80元/人·天，各项费用之间可以调剂使用。

（一）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

（二）会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会的外，不安排住宿。

（三）会议费定额控制标准中“其他费用”包含：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费等。

第十八条 对于使用多种资金渠道举（承）办的会议，按照成本补偿的原则向参会人员收取会议费的，收取的标准不能超过综合定额标准，列入“其他收入”科目，本着“以会养会”的原则列支会议费。

第十九条 从代管经费列支的学会、协会等举（承）办的会议费由经费主管部门依据国家有关规定自行管理。

第二十条 各单位在会议结束后应当及时汇总票据，集中一次性办理报销手续。财务部门要严格按规定审核会议费开支，会议费在开支范围内凭据报销，对超范围、超标准开支的经费不予报销。

第二十一条 各单位应严格执行会议费开支范围和标准，不得开支与会议无关的费用。严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议场地不摆花草，不制作背景板，不提供水果；不组织与会议无关的参观、考察，不得借会议之名旅游。

第二十二条 报销会议期间发生的专家咨询费、评审费、讲课费须附专家工作单位、职称、联系方式和签字，原则上不得代签代领。校内专家咨询费及工作人员补助必须通过银行卡结算。

第二十三条 除符合国家现金支付规定的费用外，会议费结算原则上应通过银行转账方式和公务卡结算。

第二十四条 会议费报销附件应包括：

（一）经批准的会议预算表及审批文件，利用财政专项和科研项目经费的，还应提供批复的项目预算书；

（二）会议通知（包含会议议程）；

（三）实际参会人员签到表（格式见附件2）；

（四）会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭据（如通过旅行社、会务公司组织会议，还须附与旅行社、会务公司签订的委托协议或合同等相关资料）。

第二十五条 会议费应遵循“收支两条线”的原则，所有会议收入应及时上交学校财务，严禁自收自支，在学校财务体外循环，严禁利用会议费私设“小金库”。

第四章 附则

第二十六条 本细则由学校财务部负责解释。

第二十七条 本细则自发布之日起实施。对于未尽事项，财政部《管理办法》、教育部《实施细则》有明确规定的，按其规定处理；未明确规定的，另行处理。

附件：1.武汉大学会议费预算申请表

2.武汉大学会议参会人员签到表

附件1：

武汉大学会议费预算申请表

申请单位：

会议名称
会议类别					会议地点
会议日期					会议天数
参会人数					工作人员人数
经费来源 （项目编号）		校级财力（ ） 院级财力（ ） 科研经费（ ） 专项经费（ ） 其他经费（ ）
会议费预算	费用类别		金额（元）	预算说明
	住宿费
	伙食费
	会议室租金
	其他费用
	合计
所在单位 意 见	签名： 盖 章 年 月 日					业务主管部门意见	签名： 盖 章 年 月 日
分管校领导审批意见 签名：

附件:2：

武汉大学会议参会人员签到表

会议名称： 会议时间：

姓 名	工作单位	职称职务	联系电话	邮 箱	备 注